Buku Pedoman Portal HRD

1. Pengenalan Portal HRD

Portal HRD adalah halaman khusus untuk perusahaan rekanan Laboratorium Klinik Medika Rahma. Lewat portal ini PIC/HRD dapat melihat hasil Medical Check Up (MCU) karyawannya sendiri, mengunduh paket rekap Excel, memantau temuan kesehatan yang perlu ditindak lanjuti, melihat tagihan, dan berkirim pesan dengan laboratorium.

Portal dapat dibuka dari komputer, laptop, tablet, maupun telepon. Untuk mengunduh berkas Excel, sebaiknya memakai komputer/laptop.

2. Mendapat akun, masuk & keluar

2.1 Mendapat akun

Akun dibuat oleh Laboratorium Klinik Medika Rahma (tidak ada pendaftaran sendiri). Laboratorium akan mengirimkan username dan password lewat WhatsApp/email yang Anda daftarkan sebagai PIC.

2.2 Cara masuk

1. Buka alamat portal (lihat bab 1), lalu halaman Masuk Portal akan tampil.
2. Isi Username dan Password yang diberikan laboratorium.
3. Tekan 🔐 Masuk Portal. Anda langsung masuk ke tab 🏠 Ringkasan.

2.3 Lupa password / ingin ganti password

• Tidak ada menu “lupa password” di portal (demi keamanan data medis). Hubungi Laboratorium Klinik Medika Rahma; password akan disetel ulang dan dikirimkan ke Anda.
• Setelah masuk, Anda dapat menekan tombol Keluar di kanan atas. Biasakan keluar setelah selesai, terutama bila memakai komputer bersama.

3. Peta menu portal (sesuai izin akun)

Menu portal muncul mengikuti izin akses yang diberikan laboratorium. Bila ada menu yang Anda butuhkan tetapi tidak tampil, silakan minta laboratorium menyalakan izinnya (tidak perlu instal ulang apa pun).

Izin lain yang dapat diberikan: Unduh Excel/CSV Kirim Ringkasan (WhatsApp/email). Bila tombol unduh tidak tampak, berarti izin Unduh Excel belum dinyalakan.

4. 🏠 Ringkasan perusahaan

Halaman pertama setelah masuk. Berguna untuk sekali lihat kondisi kesehatan karyawan perusahaan Anda.

• Kotak angka (KPI): jumlah karyawan MCU, FIT, FIT WITH NOTE, TEMPORARY UNFIT, UNFIT, dan jumlah karyawan dengan hasil laboratorium di luar nilai rujukan.
• Grafik distribusi kesimpulan dan jumlah MCU per bulan (12 bulan terakhir).
• Catatan privasi & kepatuhan: dasar hukum penggunaan data kesehatan karyawan.
• Daftar karyawan: identitas ringkas, tanggal MCU, dan kesimpulan. Tabel ini bisa diurutkan/difilter lewat tab 📊 Rekap Data.

5. 📑 Resume Eksekutif & terbit dokumen resmi

Di tab 🏠 Ringkasan, di bawah kartu angka, ada panel 📑 Resume Eksekutif MCU. Isinya sembilan bagian yang dihitung dari data MCU pada filter yang sedang aktif (perusahaan, periode, kesimpulan, bagian) — jadi angkanya selalu sama dengan tabel di bawahnya:

Dokumen resmi yang bisa langsung diterbitkan

Pada panel yang sama tersedia empat tombol. Semuanya mengikuti filter yang sedang aktif — berkas yang Anda unduh pasti sama dengan yang tampil di layar:

SK per karyawan juga bisa diterbitkan sendiri: pada daftar karyawan (tab 🏠 Ringkasan atau 🔬 Hasil Pemeriksaan) setiap baris punya tombol 📄 Word dan 🖨️ PDF. Untuk melihat hasil cetaknya lebih dulu, buka 🔍 Rincian karyawan → panel 📄 Dokumen Resmi Karyawan Ini.

Nomor dokumen

• SK Laik Kerja memakai Nomor Surat resmi bila peserta sudah punya (menu ✉️ Surat & Nomor Surat di aplikasi laboratorium). Bila belum, nomor internal dibuat otomatis: SK-MCU/<ID>/MR/<bulan romawi>/<tahun> — boleh diganti manual setelah berkas Word dibuka.
• Berita Acara: isi kolom Nomor Berita Acara (opsional) lebih dulu bila perusahaan Anda punya penomoran sendiri; dibiarkan kosong berarti dibuat otomatis.

Kerahasiaan (aturan yang dipegang sistem)

Surat Keterangan Laik Kerja tidak memuat nilai laboratorium rinci — hanya kesimpulan laik kerja beserta catatan dan anjuran dokter. Dokumen ini diserahkan ke perusahaan, sedangkan nilai rinci adalah data kesehatan pribadi (UU No. 27/2022); ini juga sejalan dengan praktik baku Permenaker No. Per-02/MEN/1980. Di Berita Acara, laboratorium hanya tampil sebagai angka agregat (jumlah peserta per parameter), bukan nilai per orang.

Akun perusahaan hanya dapat menerbitkan dokumen untuk perusahaannya sendiri, dan tombol unduh memerlukan izin Boleh unduh pada akun (lihat bab 3). Bila tombolnya tidak muncul, minta admin Laboratorium Klinik Medika Rahma menyalakan izin tersebut.

Kode verifikasi pada SK dihitung dengan rumus yang sama dengan halaman verifikasi pasien, sehingga kode pada dokumen cetak benar-benar cocok saat dicek di situs laboratorium.

6. 📊 Rekap Data & filter

Tab 📊 Rekap Data menampilkan seluruh pemeriksaan dalam satu tabel (bukan hanya pemeriksaan fisik): tanda vital, penglihatan & buta warna, temuan organ, jumlah parameter laboratorium beserta yang di luar rujukan, serta rontgen, EKG, audiometri, dan spirometri.

Filter yang tersedia

1. Isi filter yang diinginkan, lalu tekan Terapkan.
2. Periksa jumlah karyawan pada kotak angka di atas tabel.
3. Untuk melihat rincian lengkap satu karyawan, tekan tombol 🔍 Rincian pada barisnya (pindah ke tab 🔬 Hasil Pemeriksaan).
4. Untuk mengambil data ke Excel, lanjutkan ke bab 7 (paket Excel) atau tekan ⬇️ Ekspor Excel/CSV (berkas CSV sederhana sesuai filter yang aktif).

7. 📦 Unduh Paket Rekap Excel (LENGKAP)

Fitur ini membuat satu berkas Excel berisi hasil lengkap semua karyawan pada periode yang Anda pilih — sama seperti menu Rekap & Laporan Perusahaan di laboratorium. Berkasnya siap dikirim ke manajemen atau diolah lebih lanjut.

1. Buka tab 📊 Rekap Data.
2. Temukan kartu 📦 Unduh Paket Rekap Excel — SELURUH pemeriksaan (di bawah kotak angka).
3. Pilih Periode cepat (Bulan ini / Bulan lalu / Triwulan ini / Tahun ini / Seluruh data) — atau isi Dari Tanggal dan Sampai Tanggal sendiri untuk periode bebas.
4. Bila perlu, pilih Kesimpulan (mis. hanya UNFIT).
5. Tekan 📦 Unduh Paket Rekap Excel. Berkas langsung tersimpan, misalnya Rekap-MCU-PT-Mitra-Karya-Abadi-2026-10-01_2026-10-31.xlsx.
6. Buka berkas dengan Microsoft Excel / Google Sheets / WPS. Jika muncul peringatan keamanan, pilih Enable Editing / Aktifkan Pengeditan.

Isi berkas: 7 lembar

8. 🔬 Hasil Pemeriksaan per karyawan

Tab ini menjawab pertanyaan “karyawan ini sebenarnya diperiksa apa saja dan hasilnya bagaimana”.

1. Buka tab 🔬 Hasil Pemeriksaan (daftar semua karyawan dengan kolom seluruh pemeriksaan).
2. Tekan tombol 🔍 Rincian pada baris karyawan yang ingin dilihat.
3. Halaman rincian menampilkan: identitas, pemeriksaan fisik (tanda vital, visus, strabismus, buta warna, 13 organ beserta catatan), laboratorium (parameter di luar rujukan + kesan + dokter PJ), penunjang (rontgen/EKG/audiometri/spirometri lengkap dengan kesan & dokter pemeriksa), serta resume, catatan, dan saran.
4. Tekan 🖨️ Cetak bila ingin menyimpan rincian itu sebagai PDF, atau ⬅️ Kembali ke daftar.

9. 🦠 Kasus Terbanyak & cakupan

Ringkasan statistik untuk perencanaan program kesehatan kerja:

• Temuan laboratorium terbanyak — parameter yang paling sering di luar nilai rujukan.
• Temuan penunjang — kesan rontgen/EKG/audiometri/spirometri yang paling sering muncul (kesan normal tidak dihitung).
• Cakupan pemeriksaan — berapa persen karyawan menjalani pemeriksaan fisik, laboratorium, dan penunjang. Berguna untuk mendeteksi paket MCU yang belum lengkap.
• Temuan organ (pemeriksaan fisik) dan sebaran menurut bagian/unit kerja.

10. 🧾 Invoice perusahaan

• Menampilkan daftar tagihan perusahaan Anda: nomor invoice, tanggal, jatuh tempo, jumlah, dibayar, sisa, dan status (belum / sebagian / lunas / batal).
• Bisa diunduh sebagai CSV (dibuka dengan Excel) lewat tombol ⬇️ Unduh Invoice (CSV).
• Bila ada perbedaan angka, hubungi laboratorium lewat tab 💬 Pesan atau nomor WhatsApp laboratorium.

11. 📁 Berkas Perusahaan

Berisi berkas yang dikirim laboratorium ke perusahaan Anda, misalnya daftar karyawan yang sudah MCU, rekap hasil, surat penawaran, atau laporan hasil per karyawan.

1. Buka tab 📁 Berkas Perusahaan.
2. Tekan Unduh pada berkas yang dibutuhkan. Tombol Lihat hanya tersedia untuk jenis berkas yang bisa ditampilkan di peramban (gambar/PDF).
3. Berkas berisi data kesehatan bersifat rahasia — simpan di folder yang hanya bisa diakses pihak berwenang.

12. 💬 Pesan dengan laboratorium

Kanal resmi untuk hal administrasi & layanan: jadwal MCU, kelengkapan berkas, klarifikasi hasil, invoice, atau permintaan surat.

1. Buka tab 💬 Pesan. Angka merah pada menu berarti ada pesan yang belum dibaca.
2. Tulis pesan di kotak bawah, lalu tekan 📨 Kirim.
3. Balasan laboratorium akan muncul di percakapan yang sama; riwayat pesan tersimpan.

13. 🖨️ Cetak & simpan PDF

1. Klik kanan pada halaman (atau tekan Ctrl+P), pilih Print.
2. Pada bagian Destination pilih Save as PDF (Simpan sebagai PDF).
3. Pilih ukuran kertas A4, dan bila ada pilihan Background graphics, centang agar warna tabel ikut tercetak.
4. Matikan Headers and footers agar nomor halaman peramban tidak ikut tercetak.
5. Tekan Save lalu tentukan tempat penyimpanan.

Berkas PDF ini dapat dikirim ke manajemen sebagai lampiran laporan bulanan.

14. Kerahasiaan data & kepatuhan

Yang boleh

• Mengetahui status kelayakan kerja karyawan (FIT / FIT WITH NOTE / TEMPORARY UNFIT / UNFIT) untuk keperluan penempatan dan pembinaan kesehatan.
• Mengetahui tindak lanjut yang diminta (mis. pemeriksaan ulang, rujukan, penyesuaian penempatan).
• Menyimpan rekap agregat (jumlah FIT/UNFIT per bagian) untuk perencanaan program K3.

Yang tidak boleh

• Membagikan nilai laboratorium rinci atau diagnosis kepada pihak yang tidak berkepentingan (termasuk sesama rekan kerja atau atasan langsung, kecuali dokter perusahaan yang berwenang).
• Memakai hasil MCU sebagai dasar pemutusan hubungan kerja tanpa proses dan dasar hukum yang sah.
• Menyimpan berkas hasil MCU di folder bersama tanpa kata sandi, atau mengirimkannya lewat kanal pribadi yang tidak aman.

Menjaga akun tetap aman

• Jangan berbagi username/password, termasuk ke sesama staf.
• Selalu tekan Keluar setelah selesai memakai komputer bersama.
• Bila ada staf yang pindah tugas/berhenti, minta laboratorium menonaktifkan akunnya (penggantian username/password atau penonaktifan akses dilakukan laboratorium dari aplikasi mereka).

15. Penanganan masalah umum

16. Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah hasil rinci (nilai laboratorium, diagnosis) boleh dibuka HRD?

Portal menampilkan hasil lengkap untuk membantu tindak lanjut oleh pihak yang berwenang (dokter perusahaan). Mohon tidak menyebarkannya ke pihak yang tidak berkepentingan — lihat bab 14.

Bisakah karyawan melihat hasilnya sendiri?

Belum. Saat ini portal hanya untuk perusahaan (satu akun per perusahaan). Karyawan menerima hasil dalam bentuk laporan tercetak yang diserahkan laboratorium/perusahaan.

Apakah data karyawan lama masih tersedia?

Ya, selama berada pada perusahaan Anda. Gunakan filter periode atau pilih “Seluruh data”.

Berapa lama berkas tersimpan di portal?

Berkas perusahaan disimpan laboratorium dan dapat diunduh kapan saja; berkas hasil MCU juga diarsipkan dalam Rekam Medis laboratorium.

Bisakah saya mengubah hasil pemeriksaan?

Tidak. Portal hanya untuk membaca & mengunduh. Perbaikan data dilakukan laboratorium lewat aplikasi eMCU (semua perubahan terekam di jejak perubahan).

17. Lampiran: istilah, batas & kontak

16.1 Istilah

16.2 Batas & ukuran berkas

• Unduhan paket Excel dibatasi sampai 2.000 karyawan per unduhan — bila lebih, pilih periode yang lebih pendek lalu unduh beberapa kali.
• Halaman Rekap Data menampilkan maksimal 100 baris per halaman (halaman berikutnya tersedia di bagian bawah tabel).
• Berkas paket Excel tidak memuat foto peserta, foto penunjang, maupun tanda tangan (ukuran berkas menjadi jauh lebih kecil). Foto dan laporan bertanda tangan dapat diminta ke laboratorium.

16.3 Kontak laboratorium

Buku pedoman ini disusun untuk portal HRD Laboratorium Klinik Medika Rahma · Kedungwuni, Pekalongan. Bila ada bagian yang belum jelas atau perlu ditambah, sampaikan ke laboratorium agar pedoman ini diperbarui.